Tietosuojakäytäntö

Rekisterinpitäjä

Suomen Huuli-suulakihalkiopotilaat SUHUPO ry

info@halkio.com

Y-tunnus 2292283-1

Henkilötietorekisterin sisältö, henkilötietojen keräämisen peruste ja tarkoitus

SUHUPO ry sekä yhdistyksen verkkokauppa osoitteessa
www.halkio.com keräävät ja
käsittelevät asiakkaan henkilötietoja jäsenrekisterin
ylläpitämistä, aktiivijäsenten eli Hymytiimin ylläpitämistä,
jäsenmaksun laskutusta, tapahtumien osallistujalistaa, uutiskirjeen
lähettämistä, verkkokaupan tilausten toimittamista ja tarvittaessa
yhteydenottoja varten. Henkilötietoja kerätään verkkosivuilla
olevalla jäseneksi liittymislomakkeella sekä verkkokaupassa
tilausten tekemisen yhteydessä. Tietolähteenä ovat jäsenen tai
asiakkaan itsensä ilmoittamat tiedot. Yhdistys voi järjestää
sosiaalisen median kanavissa (Instagram ja Facebook) arvontoja.
Arvontojen yhteydessä henkilötietoja voidaan pyytää arvontavoiton
toimittamista varten. Kaikissa yhteyksissä yhdistys kerää
ainoastaan välttämättömät henkilötiedot.

Yhdistys kerää ja käsittelee jäsenrekisterin henkilötietoja
perustuen yhdistysten lainsäädännölliseen velvoitteseen
jäsenrekisterin ylläpitämisestä. Jäsenrekisterin tietoja
käytetään myös uutiskirjeen lähettämiseen, jonka
vastaanottajina ovat kaikki yhdistyksen jäsenet.
Verkkokauppatilausten yhteydessä kerätyt tiedot tai arvontojen
voittajilta pyydetyt tiedot ovat välttämättömiä tilausten tai
arvontapalkinnon toimittamiseksi. Tapahtumien osallistujilta kerätään
tiedot osallistujamäärän selvittämiseksi, osallistumisen
varmistamiseen sekä mahdollisiin yhteydenottoihin.
Erityisruokavaliotiedot ja lasten iät kerätään tapahtumien
ohjelman ja tarjoiluiden järjestämiseksi.

Yhdistys voi järjestää myös anonymisoituja kyselyitä
verkkolomakkeella tai pyytää tapahtumien yhteydessä palautetta
paperi- tai verkkolomakkeilla. Kyselyissä ja palautteissa
henkilötietoja ei kerätä.

Jäsenrekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot:

Nimi
Syntymäaika
Sähköpostiosoite
Asuinpaikkakunta
Tieto mahdollisesta ainaisjäsenyydestä

Tapahtumiin osallistujilta kerättävät tiedot voivat sisältää:

Nimi
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Asuinpaikkakunta
Lapsen nimi ja ikä
Erityisruokavaliot ja allergiat

Verkkokaupan tilausten yhteydessä kerättäviä tietoja ovat:

Nimi
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Osoite, postinumero ja postitoimipaikka

Henkilötietojen pyytäminen ja säilytys

Jäsenellä ja asiakkaalla on henkilötietolain mukaisesti oikeus
tietojensa tarkistamiseen sekä tietojen poistamiseen. Tietojen
tarkistaminen tulee pyytää kirjallisesti sähköpostilla ja pyynnön
esittäjän on pyydettäessä vahvistettava henkilöllisyytensä.
Henkilötiedot säilytetään jäsenrekisterissä jäsenyyden
voimassaoloajan eli toistaiseksi. Jäsenrekisteristä tiedot
poistetaan, jos jäsenyydestä eroaa tai jäsen erotetaan
maksamattomien jäsenmaksujen takia. Eronneen
poistetaanjäsenrekisteristä kuukauden kuluessa eroilmoituksesta.
Erotettavan jäsenen tiedot poistetaan jäsenrekisteristä kuusi
kuukautta toisen maksamattoman jäsenvuosimaksun laskun eräpäivän
jälkeen. Verkkokaupan tilausten yhteydessä annetut henkilötiedot
poistetaan kuusi kuukautta tilauksen toimittamisen jälkeen.
Tapahtumiin osallistujien tiedot säilytetään kaksi kuukautta
tapahtuman jälkeen.

Henkilötietojen käsittelijät ja tietojen luovutus

SUHUPO ry:n jäsenrekisterin tietoja voivat tarkastella ainoastaan
yhdistyksen hallituksen henkilöt, jotka vastaavat jäsenrekisteristä.
Tiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen
jäsenrekisterijärjestelmään. Verkkokaupan tilausten yhteydessä
annetttuja tietoja voivat tarkastella kaikki yhdistyksen hallituksen
jäsenet. Lisäksi jäsenrekisterin henkilötiedot ovat saatavilla
Populon -jäsenrekisterin palveluntarjoajalle sekä Webnode AG
verkkosivujärjestelmälle. Verkkokauppatilausten henkilötiedot ovat
myös saatavilla Webnode AG verkkokauppajärjestelmälle sekä
rahtipalvelulle (Posti Oyj). Verkkokaupan tilausten yhteydessä
annettuja tietoja voidaan luovuttaa myös SUHUPO ry:n
yhteistyöyrityksille, jos tuote toimitetaan suoraan toisen yrityksen
varastosta. Nämä kolmannet osapuolet ovat välttämättömiä,
jotta jäsenrekisteri ja verkkokauppa voidaan toteuttaa. Tapahtumien
osallistujien tietoja voivat tarkastella kaikki yhdistyksen
hallituksen jäsenet sekä tapahtuman järjestelyihin osallistuvat
aktiivijäsenet eli Hymytiimiin kuuluvat henkilöt. Tiedot on
tallennettu yhdistyksen Google Drive -pilvipalveluun, johon on
käyttöoikeuteen perustuva rajattu pääsy vain edellä mainituilla
tahoilla.

Rekisteröidyn oikeudet ja käytäntöjen muutokset

Tekemällä tilauksen verkkokaupassa, rekisteröitymällä
jäseneksi tai ilmoittautumalla tapahtumaan asiakas tai jäsen on
tietoinen ja hyväksyy tietosuojakäytännöt. Rekisterinpitäjällä
on oikeus päivittää tietosuojakäytäntöjä milloin tahansa.
Rekisteröidyllä jäsenellä tai asiakkaalla on oikeus tehdä
valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilön oman näkemyksen mukaan
hänen henkilötietojensa käsittelyssä ei ole noudatettu soveltuvaa
tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojakäytännöt tulevat voimaan 4.8.2026